En mi experiencia, unos cuantos de los “problemas de tiempo” y de Gestión Personal que sufre una persona se cuelan por el Calendario. En concreto hay una serie de puntos débiles, muy extendidos hoy, que pueden estar haciéndote más daño de lo que imaginas. Y la razón está aquí: lo que pones en el Calendario, y cómo lo pones, tiende a repetirse, convirtiéndose en un hábito que se queda para siempre contigo. Si es bueno, genial… pero si es malo, te va a ir quitando día a día, sin que te enteres.
Estos son los siete puntos débiles que te recomiendo vigilar en tu Calendario. Compruébalos hoy mismo, no esperes…
1Reuniones y citas a primerísima hora
Yo, si puedo evitarlo, nunca tengo reuniones ni citas hasta pasadas las 11 de la mañana. Y es lo que te recomiendo. De esa manera despejarás el arranque de cada día, disfrutando de tiempo ininterrumpido para centrarte en tus tareas. Así podrás ponerte a tope, encontrar ritmo y poder terminar cosas de verdad. Ahora, si casi cada día empiezas y al cabo de media hora ya tienes que parar para una reunión, en ese tiempo solo vas a hacer una cosa: leer el Correo.
2No reservar tiempo para tus prioridades
A las que cosas que quieres que ocurran (actividades, compromisos, estar con ciertas personas) tienes que reservarles tiempo por adelantado. El Calendario es algo que tiende a llenarse rapidísimamemente con cosas que no siempre son importantes. Si no bloqueas tiempo por anticipado para hacer ejercicio, descansar, estudiar o pasar un rato con tus amigos, otras cosas se llegarán antes y se quedarán con ese tiempo. Seguro.
3Días fragmentados con citas aquí y allá
Reuniones, visitas, comidas, llamadas, algún viaje… Si colocas todo eso en tu Calendario sin un criterio definido, poniendo cosas aquí y allá, todo eso irá salpicando y fragmentando tus semanas, con días en los que no podrás ponerte a trabajar en serio. Y al final dirás esto: «Trabajo es eso que de vez en cuando hago entre reuniones». En la medida que puedas, procura concentrar citas y reuniones sin separarlos demasiado, sobre todo despejando el arranque del día y despejando un día o una mañana entera.
Suele verse como un sitio donde “los espacios en blanco se rellenan muy rápido”, y en realidad es el día a día de tus próximos 30 ó 40 años.
4Muchos eventos y reuniones que se repiten
Es una de las mayores trampas en las que cae la gente. Y es tremenda. Porque todas esas citas semanales, quincenales, etc. actúan como una hipoteca que pagas sí o sí. Alguien la propone (o impone) y desde ese momento hasta que te mueras vas a tener que ir a esa reunión o evento. Valga para algo o no. ¿Te imaginas la cantidad de Tiempo, Energía y Atención que todo eso te va a quitar de forma permanente?
5No ampliar la duración de los eventos
Todos nuestros calendarios mienten: nos dicen que una reunión dura una hora; que una comida dura hora y media; y que un viaje dura un día y medio. Pero en la vida real luego siempre es más. Porque a cada cita o evento hay que añadirle algo de tiempo para ir, llegar o empezar, y otro tanto para volver o terminar. Si miras en tu Calendario cómo pinta la semana que viene y solo te fijas solo en el tiempo exacto que pone ahí, estarás viendo una foto distorsionada de tu semana de trabajo.
6Anotar las tareas y recordatorios ahí
El Calendario no está pensando para anotar tareas y acciones, sino citas, eventos y acontecimientos que tienen lugar en un día y hora concretos. Son dos herramientas distintas: gestor o aplicación de Tareas + gestor o aplicación de Eventos. Normalmente la gente no hace esa distinción y tiene un caos en su organización personal, con cosas apuntadas aquí y allá, y otras que no sabe dónde las tiene.
7No mirarlo con frecuencia diaria y semanal
El Calendario no solo sirve para saber cuándo tienes tal reunión que acordaste hace un mes, o a qué hora tienes que tomar un próximo vuelo. Es la herramienta que te dice el tiempo que no tienes… y no el tiempo que tienes. Algo vital para dos detalles que cada vez necesitas cuidar más: (1) Poder construir un plan de tareas diario y semanal realista y realizable. (2) Poder distribuirte mejor entre todos los frentes y proyectos que tienes abiertos.
Escucho a mucha gente que quiere mejorar su Gestión Personal y su organización. Y eso es genial. Pero siempre les escucho cosas como: «a ver si dejo de procrastinar», «a ver si organizo mis tareas de una vez», «a ver si dejo de distraerme con el móvil». Pero a casi nadie oigo decir: «a ver si mejoro la forma en la que manejo mi Calendario».
No lo subestimes, porque si creas unas reglas personales claras, si sigues unos hábitos sencillos, tienes muchísimo que ganar.
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