Planificar + improvisar: un gran equipo

¿Hasta dónde planificar y en qué punto dejarlo? ¿Se puede planificar e improvisar a la vez? ¿Es la Improvisación un signo de caos? ¿Si planifico demasiado no me estaré convirtiendo en un robot? Son buenas preguntas que tal vez te has hecho alguna vez.

En realidad no hay una fórmula fija que se pueda aplicar tal cual, y que te permita decidir claramente «hasta aquí la planificación; a partir de este otro punto va la Improvisación». Es algo que se descubre y aprende a base de práctica y experiencia. Porque además hay situaciones, momentos y áreas donde hay que planificar más e improvisar menos; y otras en las que justamente conviene hacer lo contrario.

Pero creo que puedo ser un poco más concreto y dar algunas pistas que he descubierto yo. Pero antes, ¿qué hay detrás de la planificación e improvisación?

Cuando planificas…

La planificación te permite tomar el control por adelantado de todas las cosas que puedes y debes anticipar. Con la Planificación te familiarizas, interpretas, organizas, repartes… Pero también te ayuda a prepararte, a anticiparte, a simplificar y suavizar la dificultad de las tareas, los eventos y las actividades que te espera. Con la planificación pones la primera piedra del trabajo inteligente que luego vas a intentar llevar a cabo.

Cuando improvisas…

La improvisación es creatividad, invención, flexibilidad, es mejora inesperada, son también los detalles, es talento, es chispa, es naturalidad y la fuerza del momento. Te permite mirar de cerca, sacar partido de cada instante, de las circunstancias, también de cómo estás tú, del flujo de ideas, de detalles que sólo se aprecian justo ahí. La improvisación es fantástica y, también, juega un papel esencial en tus resultados, y definitivamente complementa la preparación y planificación previa.

Viviendo en los dos extremos

Como siempre, la clave está en el equilibrio, no en los extremos. Y hay mucho de esto último. Personas que se obsesionan con la planificación y personas que pasan de todo y lo dejan todo en manos del momento. ¿Qué les ocurre a unos y otros?

• Cuando intentas planificar todo al milímetro no dejas espacio a la libertad y espontaneidad del momento. Todo está previsto y calculado. Termina por ser monótono, previsible, repetitivo. No hay lugar a la chispa y la imaginación. Y además consumes energías innecesarias en detalles que a la postre no cuentan.
• Cuando lo dejas todo en manos de la improvisación, todo son son agobios, prisas, errores y parches de última hora. Todo está descontrolado y en el fondo no disfrutas de lo que haces y de las experiencias. Mandan el estrés y las urgencias.

¿Dónde está el equilibrio?

Como apuntaba, creo que cada uno tiene que practicar, experimentar, aprender y descubrir. Porque para cada persona y su trabajo el punto de equilibrio puede estar más allá o más acá. Lo que sí puedo hacer es contarte mi experiencia, cómo lo hago yo. (Aunque esto que viene ahora tampoco es una regla fija… ¡también improviso!):

Yo siempre planifico…

• Las tareas (obviamente) y próximas actividades de trabajo.
• Recopilar materiales e información.
• Tener a punto las herramientas, materiales y medios.
• Contactar con alguien en particular (para consultar o confirmar algo).
• Elegir el momento, como el día y la hora.
• Saber lo que hay que hacer (y lo que no hay que hacer).
• Tener claro por dónde empezar, cómo empezar y dónde quiero ir.

Yo siempre improviso…

• La creación y desarrollo de ideas.
• El flujo y el ritmo de trabajo.
• El cuidado y afinado de los detalles.
• El retoque, los ajustes, la guinda final.
• El cambio de planes según el momento y la circunstancias.

Las personas que combinan bien planificación e improvisación, son personas capaces de conseguir más con menos esfuerzo. Porque saben adelantarse y prepararse, anticipar. Y a la vez saben “leer” el momento y sacar partido de él. Creo que es un punto súper interesante cuando de verdad buscas el trabajo inteligente.

— Berto Pena