martes, 14 de octubre de 2014

Unifica y centraliza tus bandejas

¿Has contado alguna vez cuántos “inbox” tienes? Hablo de lugares donde te llega algún tipo de mensaje, notificación, actualización o feed. Hace poco tiempo sólo teníamos uno. Dos como mucho. Ahora el número ha crecido y con ello se ha complicado nuestra organización. Merece la pena pararse un segundo a pensar en ello.

Entre el ordenador, el móvil, la tableta, e Internet en sí mismo con sus servicios web, tenemos unas cuantas bandejas de entrada repartidas por varios sitios. Y ello nos obliga (muchas veces sin darnos cuenta) a un peregrinaje de bandeja en bandeja chequeando, revisando, leyendo, respondiendo o almacenando. Esa “ruta”, que a veces se repite varias veces al día (depende de tu nivel de actividad, o lo enganchado que estés a estas cosas), va consumiendo por el camino tiempo, atención y energía. Sí, sí, eso que justo necesitas para las tareas que tanto cuesta completar cada día.
Pero, por si fuera poco, hay otro problema añadido. Muchas personas no sólo utilizan estos inboxpara recibir, sino también para almacenar. Para guardar información más o menos relevante que más adelante van a utilizar o tener que recuperar llegado un momento. El ejemplo más típico de esto es el Email. Que muchos, en lo que yo creo es un enorme error, han convertido en un lugar donde almacenar información clave de sus tareas, sus contactos, sus proyectos, etc.
Este problema (añadido) de guardar en las bandejas de entrada no es para tomarlo a la ligera. Por tres motivos principalmente:
  • No siempre recuerdas dónde pusiste qué. Por lo que tienes que ir de un sitio a otro buscando, justo cuando no tienes tiempo (uno no busca cuando no tiene nada que hacer, sino cuando necesita algo rápido)..
  • Estos “sitios” no están hechos para almacenar, con lo que carecen de recursos de organización, filtrado o búsqueda avanzada.
  • En estas bandejas suelen convivir mensajes o información muy relevante (por ejemplo para tu trabajo) con otras cosas que no sirven para nada.
Sumando el “peregrinaje” más el almacenamiento tenemos una pequeña tormenta perfecta que, sin llegar a condenar a uno a la improductividad más absoluta, va a contribuir a ponerte las cosas más difíciles cada día. Así que, ¿por qué no mejorar este panorama? Lo puedes hacer de dos formas:
  • Reduce, simplifica, centraliza el número de bandejas de entrada. Bien eliminando alguna prescindible o unificando varias en una. Por ejemplo reenviando cosas a tu Email. La idea es que en lugar de tener que visitar cinco o seis sitios cada día, vayas a uno solo.
  • Guarda en un sitio más idóneo. Concentra toda la información relevante (de tus proyectos…) en un solo sitio capacitado para almacenar, consultar y encontrar. En el momento en el que en alguna bandeja aparezca algo que vas a necesitar, sácalo inmediatamente de ahí y guárdalo en tu gran almacén (especialmente importante en el Email). Yo, como sabes, utilizo Evernote, que sigue siendo para mí extraordinario para estas cosas. Pero desde luego no es la única opción.
Esta reflexión sobre el número de bandejas de entrada con las que cargamos hoy en día, ha venido tras una relectura de un artículo anterior mío sobre actualizar el flujo de trabajo de uno mismo.
Porque cada vez tenemos más servicios, aplicaciones, altas y suscripciones que generan nuevos gestos y rutinas, y que se suman a otras que ya están con nosotros. Todo eso va cambiando silenciosamente la manera en la que hacemos las cosas. Y, sin apreciarlo, no estamos haciendo las cosas como debiéramos. SIEMPRE hay que revisar y repasar cómo uno hace las cosas. Si no, ¿cómo vamos a mejorar?
Un artículo escrito por Berto Pena