jueves, 16 de octubre de 2014

En tus tareas, “hoy” significa hoy

¿Alguna vez has medido el efecto de retrasar una tarea para mañana? No hablo de la procrastinación, sino del sencillo y habitual gesto de «mejor lo hago mañana». Muchas veces no somos conscientes del precio que hoy se cobran las tareas de ayer. Un precio en forma de la energía, tiempo y más cosas.

En bastantes ocasiones empezamos el día diciendo «hoy tengo que hacer esto» cuando en realidad deberíamos decir «hoy tengo que hacer esto… que no hice ayer». Dejar cosas para mañana es natural. Y, visto con cierta perspectiva, tampoco es un drama.

El problema sobreviene cuando esas tareas son de cierta magnitud e impacto. O cuando retrasamos las cosas por sistema. O porque un mosca pasa delante de nosotros. Porque el retraso de ciertas tareas provoca un efecto dominó en otras de mañana o pasado. Tal vez mucho más importantes.
  • Dejar tareas pequeñas para mañana no es un drama. Posponer tareas Clave cambia la película por completo.
  • Si para mañana dejas muchas tareas pequeñas, dejan de ser pequeñas. Porque se suman entre ellas y terminan por pedir más tiempo y energía de lo que calculas.
  • Dejar cosas para mañana de forma puntual siempre tiene peligro. Pues crea un precedente y puede llegar a convertirse en hábito.
  • Si retrasas cosas hoy, mañana: a) harás menos cosas o b) te irás más tarde a casa. O las dos cosas a la vez.
  • Antes de retrasar para mañana una tarea de cierto tamaño, pregúntate si mañana te gustará tener un día más complicado o no.
Pero los retrasos son inherentes al trabajo diario. No siempre se puede cumplir con el plan previsto. A veces porque calculamos mal el tiempo que nos lleva algo. A veces por que ocurren imprevistos o incluso urgencias. Otras veces porque dependemos de otros y no está en nuestra mano terminar algo previsto para hoy…
Hay que entender que no siempre se puede cumplir el plan previsto. Pero SIEMPRE hay que cumplir con una parte (esencial) del plan previsto. Si hay que retrasar cosas, que no sean aquéllas que forman parte de la columna vertebral de tu día y tu trabajo. Porque, ahí, es donde están los resultados de verdad.
Y muchas veces hacemos justo lo contrario: hacemos primero las pijadinas, las tareas chorra, las actividades ligeras, el «me meto en Internet un rato», las rutinas que repetimos con los ojos cerrados, y por inercia vamos arrinconando las tareas importantes planificadas para hoy.
La mejor forma de asegurar que no vas a retrasar tareas Clave para mañana, es empezar el día haciéndolas. Enfocado a ellas porque ellas dan sentido al plan de hoy. Y si luego el día se complica, y te ves obligado a retrasar cosas, podrás posponer las más pequeñas y menos relevantes.
Antes de retrasar, yo me suelo hacer estas tres sencillas y directas preguntas:
  1. ¿Hay una razón de verdad para retrasar… o sólo estoy siendo vago?
  2. Si lo retraso, ¿qué tareas de mañana se verán perjudicadas?
  3. Si lo retraso a mañana, ¿qué gano de verdad? ¿O en el fondo estoy perdiendo?
Todo esto lo aplico (o intento aplicarlo) para algo que considero importantísimo en cualquier profesional: evitar instalarme en la cultura del retraso. Como decía antes, un retraso puntual hoy, es una invitación a repetirlo pasado mañana, y así en los próximos días. Y en menos de nada, sin darme cuenta, me veré a mí mismo retrasando cualquier tarea bajo cualquier pretexto que me haga creer a mí mismo.
Hay una excepción, no obstante. Al menos en mi caso. A veces dejo tareas Clave para mañana cuando veo que las circunstancias, el momento o las condiciones son malas para hacer esa tarea tan importante. Dicho de otro modo: si la hago ahora, me va a salir mal.
Este tipo de tareas, no basta con hacerlas y ya está. Hay que hacerlas de manera excepcional: con total concentración, calidad y tiempo. Así que si no tengo margen suficiente, si estoy cansado, bloqueado o muy distraído, la muevo a mañana a primerísima hora para garantizar que nada se interfiere en su camino. ¿Impacto el día de mañana? Problablemente. Pero tomo la decisión de forma consciente y reposada, llevado por una razón que para mí es esencial: este tipo concreto de tareas no se miden ni en número ni al peso. Sino por su calidad.
Somos humanos y el trabajo siempre termina por complicarse. A veces los retrasos son inevitables. Pero no por eso hay que aceptarlos sumisamente hasta convertirlos en hábito. El foco de hoy, siempre tiene que estar en el hoy.
un artículo escrito por Berto Pena