‘Kanban’ es un término japonés que significa, literalmente, “tablero visual”. Da nombre a una técnica de gestión de tareas just-in-time creada en los años 80 por el fabricante japonés de coches Toyota para su uso en el contexto de una línea de producción.
Consiste en una tabla donde cada columna representa un estado diferente del proceso de fabricación y alberga tarjetas que representan los elementos fabricados (coches, en el caso de Toyota). Kanban proporciona así un mejor flujo de trabajo gracias a delimitar las distintas fases del proyecto y visualizar claramente el estado de cada tarea en todo momento. El objetivo es empezar reflejando las funciones y procesos con los que ya cuenta la compañía y empezar a estimular cambios continuos e incrementales en su sistema de trabajo.
Con el tiempo, los tableros kanban han pasado de poseer un formato físico y tener un uso restringido al ámbito industrial a convertirse en tableros virtuales usados para las gestión del trabajo en equipo, especialmente en áreas como el desarrollo de software. El libro Kanban: un exitoso cambio evolutivo para tu negocio tecnológico, publicado por el consultor David J. Anderson en 2004, tuvo un papel fundamental a la hora de popularizar esta técnica.
Tres son las reglas de este método:
- Visualizar el trabajo y sus fases: el tablero deberá tener tantas columnas como estados compongan el proceso a realizar, el objetivo es que quede claro el trabajo a realizar, en qué está trabajando cada persona, y cuál es la prioridad de cada tarea. El número de fases dependerá del caso concreto, no hay nada acotado.
- Determinar el límite del trabajo en curso: el número máximo de tareas que se pueden realizar en cada fase debería ser algo conocido a priori, con el objetivo de centrarnos en cerras tareas y no en comenzar otras nuevas.
- Medir el tiempo en completar una tarea: esto es, el ‘lead time’, que cuenta desde que se hace una petición hasta que se lleva a cabo la entrega.
‘Apps’ para implementar el método Kanban
Una de las aplicaciones kanban más usadas es Trello, un servicio webfreemium (disponible también como app nativa para iPhone, iPad, Android y Windows Phone) que, además de las funciones básicas de este método (crear columnas, crear tarjetas, etc.) implementa varias opciones extra como la posibilidad de asignar responsables a cada una de esas tareas, así como fechas finales, notas, etiquetas de color y adjuntos. Además, permite asignar los kanbans a organizaciones concretas para estructurar el trabajo en equipo, así como tener kanbans privados o públicos. Trello también es una buena herramienta para implementar el popular método de gestión de tareas GTD, usando columnas como “bandeja de entrada”, “calendario”, “tareas en ejecución”, “tareas en espera”, etc.
Sin ir más lejos, en TICbeat usamos esta herramienta para coordinar la propuesta y aprobación de temas para los artículos, así como su entrega. Peroexisten muchas otras apps que podemos usar para aplicar la metodología kanban:
- Kanbanize
- KanbanFlow (también permite implementar la técnica Pomodoro)
- Kanban Tool
- LeanKit
- TargetProcess (también permite implementar el método Scrum)
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