martes, 11 de septiembre de 2018

7 apuntes para diseñar una oficina enfocada en la productividad

Existen diversas claves proporcionadas por expertos para diseñar una oficina enfocada en favorecer la productividad de los trabajadores, además de otros factores como la creatividad, el ambiente colaborativo y la cooperación. “La complejidad es tu enemigo. Cualquier tonto puede hacer algo complicado. Lo difícil es mantener las cosas simples”, dice Richard Branson, y lo mismo puede aplicarse al diseño de las oficinas, que debe estar concebido para resolver las principales necesidades de los empleados, favorecer su concentración, generar bienestar y salud y propiciar un ambiente positivo donde tengan cabida el espíritu cooperativo, las dinámicas colaborativas, la generación de ideas o los momentos de relax.
La variedad de posturas en torno a cómo debe moldearse el espacio y los diversos espacios de una empresa es notable: un reciente estudio de Harvard subrayaba que las oficinas abiertas restan potencial colaborativo. Mientras, las oficinas verdes ganan enteros en todos los debates por su potencial para reducir el estrés, aumentar la sensación de conexión con la naturaleza, favorecer la innovación y fomentar la creatividad. A continuación, algunas claves de diseño relacionadas con la productividad.

7 claves para una oficina eficiente, productiva y colaborativa

  • Es imprescindible un espacio focalizado en la relajación: Estas zonas contribuyen a favorecer el bienestar de los empleados, a retener el talento y a cuidar de su comodidad, además de para desconectar de la tecnología y evitar dolores musculo-esqueléticos. Es importante que la zona cuente con luz natural, mobiliario ergonómico y elementos que incentiven el “descanso activo”. También pueden evaluarse opciones como el hilo musical, sofás de masaje, clases gratuitas de yoga o rincones para dormir la siesta.
  • Brinda espacios tranquilos para el trabajo privado: La oficina no puede ser un espacio totalmente abierto, ya que si hay mucho ajetreo será complejo enfocarse en una tarea concreta o tener una reunión privada. Se recomienda que aunque el trabajo general o el de determinados departamentos se desarrolle en abierto, haya cabinas o escritorios individuales limitados por estructuras que garanticen una mayor seguridad.
  • Invierte en tecnología especializada: Según el sector de la empresa o startup habrá que acometer cambios como nuevos equipos, conexión Wi-Fi más rápida o nuevas tabletas con pantalla táctil, pizarras inteligentes, proyectores y monitores, etc… Lo fundamental es realizar sondeos y escuchar las demandas de los trabajadores al respecto de sus necesidades.
  • Luz natural, siempre: Un diseño con grandes ventanales genera múltiples beneficios para los trabajadores, afectando de forma positiva a la calidad del sueño, el apetito y la digestión, el sistema inmunitario, la energía o la salud mental ya que incrementa los niveles de serotonina. Según un estudio del profesor Alan Hedge de la Universidad de Cornell, el acceso a la luz natural aumenta el estado de alerta. De hecho, los trabajadores en oficinas con vidrio inteligente disminuyeron la somnolencia en un 56%.
  • Salas de reuniones pensadas para la colaboración: Si se trata de una empresa grande, mejor que sean propias de cada departamento. Por ejemplo, dentro la nueva oficina de Vans en el sur de California, los equipos de productos y diseño tienen sus propias salas, las cuales desempeñan un papel en el proceso de colaboración del equipo. “La memoria de todo ese ciclo de desarrollo de productos está en ese espacio”, afirma David Galullo, fundador de Rapt Studio, que diseñó la oficina.
  • Arte para estimular la creatividad: Es importante agregar personalidad a su espacio de trabajo para inspirar y motivar a los empleados. “Está demostrado que trabajar en un espacio rodeado de obras de arte conduce a un aumento de la creatividad”, afirma Jenna Berman, especialista en marketing y comunicaciones de Nations Photo Lab. Por otro lado, se recomiendan elementos corporativos presentes y un diseño y color que refleje los valores fundamentales de la compañía, así como recordatorios visuales que contribuyan a que los empleados desarrollen un sentido de propósito.
  • Buena acústica, temperatura y calidad del aire: Una oficina destinada a la productividad debe brindar al equipo la atmósfera de trabajo perfecta. Es importante que la temperatura sea la adecuada, regulándola a través de los sistemas de calefacción y aire acondicionado y que exista un aislamiento sonoro suficiente, sin ecos. Pueden añadirse pantallas acústicas, música ambiental y elementos para romper la monotonía de los espacios grandes.