10 pasos para compenetrarte mejor con tus compañeros de oficina

Los ves a todas horas y con ellos haces eso llamado “proyectos”, donde pones todo tu esfuerzo. A partir de un punto dependes de ellos, de cómo te compenetras con ellos. Pero eso no es nada fácil, lo ves cada día. ¿Cómo hacerlo mejor? ¿Qué teclas debes tocar?

Que un grupo de personas formen parte de un equipo no significa SEAN un equipo. A veces, como suele decirse en deporte, es un conjunto de individualidades que más o menos está afinado, y que saca las cosas adelante con más ganas que otra cosa.

Muchas veces falta esa cultura interna, ese lenguaje común; que permite la colaboración fluida, que engrasa la coordinación, que hace que la gente buena sea mejor. Sumando unos con otros.

La mayoría de los jefes y directivos se empeñan en construir equipos sumando mesas, en lugar de sumar hábitos.

Es posible que tú no puedas hacer nada por los hábitos colectivos de tu equipo. En el fondo no tienes campo de acción sobre cómo colaboran cinco o treinta personas. Bien. Vale. Pero eso no significa que no puedas hacer nada….

Te propongo actuar. Y actuar no con “muchas ganas” y buena voluntad, sino siguiendo 10 pasos para una colaboración más efectiva:

• 1. Al hablar de Fechas hazlo en serio
  Las fechas son el abecedario que utilizas para coordinarte con el de al lado. Al pedir por Correo, teléfono, en persona, subraya y refuerza todo lo que puedas las fechas. Y OJO con los plazos, días de entrega, y fechas “aproximadas”, porque son peligrosísimas. Las fechas ienen que ser reales y muy concretas. En Correos utiliza negrita o mayúsculas, y cuando estés hablando di: «Aquí viene la fecha límite de entrega. Apunta».
• 2. Cuenta y comunica tus rutinas de trabajo
  No, no es raro que le cuentes a tus compañeros que cada día empiezas sin leer el Correo; que en ciertos momentos te pones auriculares para ganar concentración; que a última hora de la mañana es el mejor momento para reuniros; o que a última hora del día estás con tareas menores y manuales, y que se te puede interrumpir. Compartir todo eso es necesario, e inteligente.
• 3. Si te interrumpen, di «sí pero no»
  «¿Tienes un minuto?» ¿Te suena esa frase? Aun cuando puedes tenerlo, lo más probable es que NO sea justo en ese momento. Acostúmbrate a negociar la interrupción, a demorar la consulta (que puede esperar) para más adelante. Sólo un poco. «Ahora justo no puedo. Dame veinte minutos, termino esto y te ayudo. Gana el tiempo justo para evitar dejar cosas a medias. Luego estarás más centrado y tranquilo para atender al otro.
• 4. Concentra consultas en Reuniones Exprés
  Las Reuniones Exprés son una pasada. Son rápidas y flexibles, no molestan a nadie, y sirven para concentrar en pocos minutos muchas microconsultas y micropeticiones. Ve anotando todas esas cosas a lo largo de la mañana, y cuando tengas unas cuantas “pídele la vez” a quien le toque.
• 5. ¿Urgencias por Correo? ¡Nunca!
  El Email NO nació para comunicar urgencias. Para eso existe el teléfono o el voy a tu mesa. Si alguno de tus compañeros se empeña en enviarte “bombas H” por Correo, córtalo ya. De raíz. Explícale que tú no estás leyendo el Correo constantemente. Porque, entre otras cosas, estás trabajando. Si surge algo que tienes que solucionar en menos de una hora (por ejemplo), que te avise de viva voz.
• 6. Proponles “periodos de silencio”
  Si todos en tu equipo necesitáis ratos de tranquilidad y concentración, para sacar adelante las cosas más complicadas, ¿por qué no os ponéis de acuerdo para tenerlos a la vez? Por ejemplo: podéis decidir que durante la primera hora vais a eliminar las consultas que pueden esperar; y que vais a cortar el ruido y otras interrupciones. A la gente inteligente suele gustarle las ideas inteligentes.
• 7. La antelación es la clave para pedir
  Si manejas bien tus tareas y sus fechas, entonces sabrás cuándo le tienes que pedir qué y a quién. No seas como la mayoría que espera al último momento. Utiliza la planificación de los viernes para detectar qué tienes que pedir ya. Muévete ya. Y sé muy cauto y precavido en tus estimaciones: si crees que le llevará dos días, pon mejor cuatro.
• 8. Identifica y sigue las tareas delegadas
  Son tareas que te han asignado a ti o que tú has asignado a otros. Son tuyas y a la vez del otro (o viceversa), y requieren cierto nivel de seguimiento y atención posterior. Son fuente habitual de descoordinación. Sepáralas bien con una etiqueta o una lista, y haz una revisión periódica.
• 9. Acuerda un formato común para los correos
  Aunque os pedís cosas de palabra, en reuniones o en el pasillo, el Correo sigue siendo el canal principal de comunicación. ¿Por qué no utilizar un lenguaje común también ahí? Acordad una serie de palabras clave para el Asunto de vuestros mensajes. Algo estúpidamente sencillo que mejorará enormemente cómo manejáis todos los mensajes que os intercambiáis. Que son toneladas.
• 10. Aprended juntos de las Urgencias
  Agobios, carreras, y planificaciones y objetivos para un día o una semana al garete. Muchos imprevistos y la mayoría de las urgencias, no afectan a una sino a varias personas a la vez. Tú lo ves a diario. ¿Alguna vez os habéis parado a analizar a posteri esa urgencia? ¿Qué la causó y cómo evitarla? No olvides que la mayoría de esas cosas no son sino una nueva versión de algo que ya ocurrió.

¿Qué tipo de profesional quieres ser? ¿De los que repiten lo mismo todos los días? ¿De los que creen que los equipos no cambian a no ser que el jefe haga algo? ¿De los que esperan que la buena coordinación y colaboración salga del otro?

Bienvenido al siglo XXI. Donde, o mueves tú las piezas, o nadie las va a mover por ti.

— Berto Pena