Cómo evitar que plazos te coman

Ay madre, el calendario y los plazos de entrega. ¡Qué lejos se ven las cosas cuando les pones una fecha, y qué pronto llegan cuando te quieres dar cuenta! Parece que cada vez nos cuesta más cumplir con los plazos a los que nos comprometemos. Con el jefe, con clientes, con compañeros, con uno mismo… ¿Hay forma de que no nos pille el toro?

Si todo el mundo quiere hacerlo bien. Si mucha gente tiene capacidad y medios. ¿Por qué nos comen los plazos? Hay varios motivos; mis favoritos son:

• Exceso de confianza y optimismo («tranquilo hombre, hay tiempo de sobra»).
• Subestimar el volumen o dificultad de trabajo («nah, eso lo hago yo en plis plás»).
• Mala planificación o deficiente manejo de las fechas límite de las tareas.
• Dificultad (o incapacidad) para hacer convivir las cosas a largo plazo con las cosas que surgen en el día a día.
• …

Sea como fuere, el caso es que hay que saber “relacionarse” con los plazos. Ir cumpliéndolos a trancas y barrancas no es un opción para alguien que aspira a algo más que sobrevivir llegando a todo con la lengua afuera. Hay que mejorar nuestra relación con esos plazos; hasta incluso dominarlos.

El problema, una vez más, es que ni de pequeños ni de mayores nos enseñan a trabajar con plazos.

Supongo que cada persona tendrá su fórmula para cumplir los plazos, para que el toro no te pille, para «llegar a todo» sin morir en el intento. Mi fórmula (si es que se puede calificar de tal) es, además de practicar muchas las cosas que te cuento en este blog, seguir estas tres sencillas recomendaciones:

¡Empieza ya! En serio, ahora.

El «hay tiempo de sobra» es algo que llevo practicando desde que era estudiante. Y nunca me ha funcionado. De hecho, a base de palos, he aprendido que es una de las trampas mayores en las que caemos. Y no ya a título personal, sino cuando trabajamos en equipo, lo cual es más peligroso. Tenemos que asimilar esto ya: Nunca hay tiempo de sobra. O al menos no tanto como crees/creéis de primeras.

Porque esos plazos amplios y generosos, ese mullido colchón de tantos días, es en realidad un espejismo generado por el calendario. Porque por un lado los imprevistos y urgencias, por otro la actividad del día a día, y por otro las otras cosas que ya tienes que hacer, se encargarán de reduciendo espectacularmente esos plazos. Luego llegará el pánico, las caras de susto, las carreras, la precipitación, las chapuzas, el trabajo de tinte mediocre.

¿Quieres tener tiempo sobrado? Ponte en marcha ya. Pero ahora mismo.

Plazos e Imprevistos en equilibrio

Las cosas a medio y largo plazo (esos proyectos, fases o partes a las que les ponemos una fecha-plazo) tienen que convivir diariamente con las cosas que van surgiendo. PERO, en lugar de cohabitar en equilibrio, siempre damos prioridad a lo último, que muchas veces no es lo primero que deberíamos hacer. Total, para lo otro «hay tiempo de sobra». Y lo vamos empujando, y empujando y empujando. Y claro, los plazos se achican cada vez más.

¿Cómo hacer convivir las cosas a largo plazo con las que van surgiendo? La forma en la que yo lo hago es doble:

1. Por adelantado bloqueo tiempo en las próximas semanas o meses para trabajar en esas cosas a largo plazo. Me aseguro que voy a tener tiempo. Se lo reservo. Si no lo hiciera, «el día a día me come», y sólo tendría tiempo, energía y atención para los imprevistos.
2. Empiezo el día las cosas a largo plazo. De ese modo, si luego surgen cosas (imprevistos, urgencias, encargos inesperados, marrones…) me he asegurado de haber hecho un trocito del gran puzle. Así, poquito a poquito. Cada día.

La mejor forma de tener tiempo de sobra es empezar YA.

Revisa, reajusta, recalibra

El trabajo (proyectos, tareas…) es algo en constante movimiento. En constante cambio. Es muy muy difícil marcar un rumbo a varias semanas y sobre todo a meses vista, y seguirlo fielmente sin desviarnos un milímetro. Eso sería lo ideal, claro. Pero en la vida pasan cosas. Por ello hay que revisar y recalibrar. Y naturalmente no hablo de posponer los plazos generando retrasos, sino de reajustar otras cosas para llegar a esos plazos.

Cuando hay margen reaccionas mejor ante imprevistos: tomas mejores decisiones, puedes hacer reajustes más inteligentes, sigues poniendo un ojo en la calidad…

La falta de revisión y seguimiento regular, no sólo hace que los proyectos se desajusten o haya descoordinaciones, sino que impide la reacción a tiempo. Si ves venir un iceberg desde una milla de distancia puedes variar el rumbo. Si intentas virar cuando ya lo tienes encima, hay colisión.

En los últimos 10 años, estos tres “ingredientes” me han ayudado una barbaridad a tomar el control de mis proyectos a medio y largo plazo. De una persona a la que le devoraban los plazos, a una persona que, aun teniendo problemas, cumple lo que se propone o lo que se compromete con otros. Y además mi corazón lo agradece.

— Berto Pena