Los 7 procesos que tienen los equipos más productivos

Un punto débil que cada vez veo más en los equipos con los que trabajo es la falta de procesos internos. Procesos, metodología y protocolos que definen cómo vamos a hacer ciertas cosas en el trabajo. Esto, que yo como gestor de equipos desprecié durante años, es vital para el rendimiento y resultados de tu equipo. Porque hoy más que nunca, no manda el cuánto hacéis sino el cómo hacéis las cosas.

¿Qué es un proceso?
Venga, me lanzo con una definición: un proceso es una forma de proceder que acordamos y definimos internamente en el equipo, y que nos va a ayudar a actuar de una forma concreta en una situación determinada. ¡Toma ya! Vale, ahora va la definición de andar por casa: «cuando pase esto, vamos a hacerlo así, vamos a enviarlo a esta persona, o nos vamos a comunicar de esta manera».


¿Para qué sirven los procesos?
Realmente para muchas cosas. Por citar algunas de las más importantes:

Unificar criterios y respuestas hacia afuera (clientes).
Saber cómo actuar en ciertas situaciones (urgencias o imprevistos).
Evitar mala (o falta de) comunicación interna y externa.
Garantizar el flujo de información y actualizaciones.
Evitar descoordinaciones y malentendidos dentro y fuera.
Y hasta para acelerar la incorporación de nuevas personas en el equipo.

Los procesos crean un lenguaje común entre todos los que trabajamos aquí mil horas al año. Lo que significa que simplifican mucho ciertas cosas del trabajo, aligeran muchas tareas repetitivas, alivian o reducen determinadas situaciones, y eliminan problemas y piedras en las que un equipo muchas veces tropieza una y otra vez.

¿Quién está a cargo de los procesos?
Aunque cualquier miembro de un equipo puede contribuir y liderar, es el manager o coordinador quien debería definir y acordar los procesos de su equipo. Y no solo en la puesta en marcha, sino casi constantemente, supervisando, redefiniendo y creando nuevos si fuera preciso. Porque vigilar la salud productiva de un equipo se ha convertido en una de las principales tareas de todo buen líder. No concibo un equipo que llegue a un alto rendimiento sin procesos hablados y trabajados.

¿Qué tipo de procesos nos convienen?
El número, tipo y manera en que se definan los procesos, dependerá claro está de cada equipo y sus necesidades. Pero sí que es cierto que hay algunos “imprescindibles”, comunes a casi cualquier equipo. Estos son mis siete procesos favoritos:

Cómo vamos a comunicar interna/externamente un retraso sustancial, o un cambio de fechas en una entrega: canal-herramienta a utilizar, personas a informar, etc.

Cómo nos vamos a coordinar y comunicar con el resto de equipos: reuniones periódicas, actualizaciones por correo, herramienta de proyectos o tickets, etc.

Definir qué es para nosotros una urgencia REAL, y cómo vamos a actuar ante ellas: canal-herramienta de comunicación, respuesta, personas clave, etc. Y si nos ha pasado alguna recientemente, ¿qué hemos aprendido de ella?

Cómo vamos a hacer el seguimiento e informar del estatus de los distintos proyectos: su desarrollo y evolución, próximos pasos, atascos o problemas que haya que informar en el acto, etc.

Cómo vamos a utilizar internamente el Correo y el resto de herramientas (Skype, Slack, llamadas, Whatsapp…): para qué cosas es cada cosa, temas que nunca se tocarán por un sitio o por otro, unificar criterios en el Asunto (quizá con una fórmula práctica común), etc.

Definir nuestra estructura de reuniones: de qué tipo son y cómo las tenemos que hacer, acta y acciones, seguimiento, horarios recomendados, cosas que nunca vamos a hacer, si vamos a utilizar las Reuniones Exprés (¡recomendadísimo!), etc.

De qué manera podemos reducir las interrupciones, sin dejar (claro) de hablar y pedirnos las cosas de cada día. Cómo vamos a canalizar peticiones, dudas, comentarios, aclaraciones y decisiones rápidas… sin que todo eso se traduzca en un bombardeo constante en el que todos salimos perdiendo.
Son solo unos ejemolos pero, ¿ves por dónde voy verdad? Hay muchos equipos donde estas cosas se hablan, se cuidan y se potencian como parte de su éxito. Pero a decir verdad la mayoría siguen aferrados al «hay que apretar y echar horas ». Claro que hay que trabajar duro, es que eso ya nadie lo discute… PERO primero hay que trabajar de forma inteligente. Hoy más que nunca.

Para mí un equipo es una maquinaria perfectamente programada para desprogramarse. Porque cada vez todo el mundo corre más, hay más trabajo y más presiones, más información y herramientas, más falsas urgencias y “prisitis”. Así que si no nos ponemos de acuerdo en serio, mediante procesos y protocolos claros, difícilmente podremos sacar lo mejor de las personas que tenemos en el barco.

No es solo una cuestión sde ser más o menos productivos. Sino de hacernos la vida más fácil, trabajar con más inteligencia, y desgastarnos menos. Creo que eso nos interesa a todos.

Un artículo escrito por Berto Pena