lunes, 29 de junio de 2015

Revisitando Todoist, el gestor de tareas de moda

Últimamente hay una aplicación que aparece cada vez más en las conversaciones en los blogs de productividad: Todoist. He escrito ya varios artículos sobre esta aplicación, pero los desarrolladores están mejorando la aplicación a una velocidad increíble. Creo que merece la pena volver a echar un vistazo a Todoist.
Gestionar tareas
El centro de la aplicación se encuentra en la barra lateral, donde puedes encontrar la Bandeja de entrada, la vista Hoy con las tareas que vencen hoy, la vista Próximos 7 días con las tareas que debes completar la semana que viene y tres pestañas para ver tus ProyectosEtiquetas y Filtros. Si sigues la metodología Getting Things Done puedes utilizar las etiquetas para asignar contextos a tus acciones.

Los filtros son como las búsquedas guardadas; por defecto la aplicación viene con filtros para mostrar las tareas asignadas a ti, las tareas asignadas a otras personas, un filtro por cada nivel de prioridad (1—4), un filtro para ver todas las tareas y una para las tareas sin fecha de vencimiento. En un filtro, puedes combinar varias propiedades y campos para ver sólo las tareas que cumplen con los criterios. Para crear y modificar etiquetas y filtros necesitas una cuenta Premium.
Las tareas tienen dos campos obligatorios, la descripción y el proyecto, además de campos opcionales para la fecha de vencimiento, recordatorios, etiquetas, la prioridad y sub-tareas. Me ha gustado la idea de tener recordatorios separados de la fecha de vencimiento de la tarea, porque muchas veces cuando llega la fecha final ya es demasiado tarde para poder actuar.

Lenguaje coloquial

Al entrar fechas de vencimiento para las tareas, puedes utilizar lenguaje natural, es decir que simplemente puedes entrar, por ejemplo, “mañana a las 3” o “cada 3 días comienzo próximo lunes” y Todoist lo convierta automáticamente a la fecha correcta. No hay feedback mientras escribes, así que te aconsejo primero visitar la página de ayuda sobre este tema para aprender las posibilidades.

Colaboración

Otra función clave de Todoist es la posibilidad de compartir proyectos con otros usuarios. Una vez que has compartido un proyecto, tendrás la posibilidad de asignar tareas a un miembro del proyecto. Es una función sencilla de utilizar, pero muy potente, aunque siempre hay que vigilar mucho al abrir tu sistema de confianza con otros.

Karma y objetivos

Una función muy interesante que no sale en la página de la aplicación es el Karma. Básicamente, Karma es una manera de gamificar tu lista de tareas.
Se trata de un sistema de puntos que obtienes al terminar tus tareas y cumplir tus objetivos diarios y semanales. Por defecto el objetivo está en un nivel muy bajo de 5 tareas completadas por día y 25 tareas por semana, pero lo puedes adaptar a un nivel más desafiador. Además puedes indicar tus días libres y poner el sistema en modo vacaciones para no perder Karma en los días que no trabajas.
Cuando acumulas Karma puedes pasar por 8 niveles diferentes, desde Principiante a Iluminado. Tu nivel de Karma está indicado en la barra superior con un icono y un número. Parece extraño, pero el sistema de Karma realmente motiva a utilizar más la aplicación.

Una versión para ti

Hay una cantidad enorme de versiones de la aplicación, para que puedes instalarlo en todos tus dispositivos. Todoist está disponible desde la web, pero también como aplicación para Android, iOS, Windows y OS X. Además cuenta con extensiones para Chrome, Firefox, Outlook, Thunderbird, Gmail y Postbox.

Premium

La aplicación básica es gratis, pero si realmente quieres aprovechar la aplicación, vale la pena actualizar a la versión Premium por 23 € al año. La versión Premium activa las etiquetas y filtros personalizados, el campo notas en las tareas, copias de seguridad, sincronización con iCal, alertas por localización, plantillas para proyectos, etc.

Características

FunciónTodoist
Tareas
Sub-tareas
Listas
Buzón de entrada
Entrada rápidaNo
Integración con el emailSí, mediante extensiones y reenviando email
Proyectos
Contextos
Próximas AccionesNo
Mover tareas
Ordenar tareasSí, por fecha, prioridad o nombre
Vistas / Perspectivas / Búsquedas guardadas
En esperaNo
Delegar
Fecha de vencimiento
Fecha de inicioNo
Fecha previstaNo
Acciones recurrentes
Recordatorios
Áreas de Responsabilidad / RolesSí, mediante sub-proyectos
Buscador
Material de referenciaSí, integration con Google Drive y Dropbox. Posibilidad de enlazar con Evernote mediante TaskClone
Offline
Sincronizar
Windows
Mac
Web
Android
iOS
Versión de prueba
Precio23 € por año