miércoles, 24 de septiembre de 2014

La productividad consiste en vaciar tu cabeza

Nan-in, un maestro japonés durante la era Meiji (1868-1912), recibió a un discípulo que venía a preguntar sobre el zen.
Nan-in sirvió té. Llenó la taza de su visitante, y continuó vertiendo té.
El discípulo observaba cómo la taza rebosaba hasta que no pudo contenerse. «¿No ve que la taza está completamente llena? ¡Ya no cabe más!».
«Como esta taza —dijo Nan-in—, estás lleno de tus propias opiniones y especulaciones.
¿Cómo puedo enseñarte el zen a menos que primero vacíes tu taza?».

¿Qué efectos produce mantener la taza llena?

Al igual que le ocurre al discípulo de esta fábula, nuestra cabeza suele estar llena de especulaciones y preocupaciones. En el mundo actual ponemos demasiadas cosas en la taza: ese correo que tenemos que enviar mañana, la reunión del jueves, el marrón con nuestro jefe, etc.

La taza a la que se refiere esta fábula Zen, nuestra memoria de trabajo o memoria a corto plazo, ha sido muy analizada en el campo de la psicología y no deberíamos ignorar las conclusiones de los numerosos estudios realizados ya que sobrecargarla afecta negativamente a:
  • la calidad de tus decisiones,
  • tu nivel de estrés,
  • tu capacidad de aprendizaje,
  • y tus niveles de productividad.
Creo que dados los efectos negativos que implica el mantener la taza demasiado llena, no nos queda más remedio que aprender a mantenerla bajo control.

¿Cuánto podemos manejar con nuestra memoria a corto plazo sin tener problemas?

Si nuestra memoria es similar a la taza de té, entonces ¿qué cantidad de cosas podemos albergar en ella?
¡El número es sorprendentemente bajo! El psicólogo cognitivo George A. Miller publicó un ensayo en 1956 donde llegaba a la conclusión de que el límite se encuentra, alrededor de lo que él llamaba, el mágico número siete.
Esto quiere decir que en el momento que tengamos más de 7 cosas por hacer (tareas), nuestra taza estará llena y empezaremos a tener problemas.
Si hacemos un pequeño ejercicio podemos experimentar fácilmente los efectos que tiene sobre nosotros:
1. Mira estas figuras durante 15 segundos intentando memorizarlas todas.

2. Cuando se cumpla el tiempo, espera unos segundos e intenta anotar todas las que recuerdes en un papel (sin mirar la imagen)
¿Cuántas has conseguido?....
Seguramente habrás conseguido recordar un número cercano a siete. Pero lo importante de este pequeño experimento es que si observas las sensaciones que has tenido durante el ejercicio habrás notado lo siguiente:
  • Estrés por olvidar alguna figura: Habrás tenido una sensación de tensión/estrés derivada de la sensación de que vas a olvidar alguna figura
  • Problema inabordable: Sensación de que el problema es demasiado complejo
  • Repetirte las figuras a ti mismo para no olvidar: Probablemente, te habrás repetido la secuencia de figuras para intentar recordarlas.
Si te detienes a pensarlo un poco, con el trabajo por hacer sufrimos los mismos síntomas:
  • Estrés derivado de la sensación de que algo importante se escapa: Experimentamos tensión, estrés, una sensación de que nos vamos a dejar algo importante por hacer. Y esta percepción es acertada, pues siempre que tengamos más de 7 cosas por hacer, nuestra taza se verá desbordada.
  • Problema inabordable: Sensación de que tenemos más trabajo del que podemos hacer con cierto control.
  • Repetirte el trabajo a ti mismo para no olvidar: Al igual que hemos hecho con las figuras, nos vamos a casa repitiéndonos a nosotros mismos que mañana tenemos que contestar un email, ir a una reunión o llevar a nuestra mascota al veterinario, intentando paliar la falta de espacio en la taza.

¿Cómo podemos mantener nuestra memoria a corto plazo a máximo rendimiento?

Mi taza allá por 2007 solía estar siempre llena y esto me provocaba muchos problemas: me dejaba las llaves de la moto puestas, olvidaba las citas y en el tiempo libre estaba dándole vueltas a la cabeza constantemente.
En la actualidad, algunas veces me despisto y se llena mi taza, pero al contrario que antes, estas situaciones son la excepción y no la regla. Ahora, cuando me doy cuenta de que la taza está llena me ocupo de vaciarla de nuevo lo antes posible.
La solución es relativamente sencilla una vez que has conseguido identificar la raíz del problema:
¡tu taza está llena!
Así, si nuestra memoria de trabajo es tan limitada, la única forma de solucionarlo es hacerse una ampliación de memoria: comprar lápiz y papel para apuntar todo el trabajo pendiente (tareas) que tenemos en la cabeza ;-).
Así, si sacamos todo eso de nuestra memoria a corto plazo y lo pasamos a un papel (o herramienta electrónica si lo prefieres), conseguiremos mantener nuestra taza vacía para usarla al 100% con la tarea en la que estemos trabajando sin necesidad de recordar el resto de cosas. O visto de otro modo, podremos salir del trabajo sin necesidad de recordar que cosas tenemos por hacer para el día siguiente, pues todas estarán apuntadas y no será necesario recordarlas.

Apunta todo para ser más productivo y eliminar el estrés por trabajo

Para mi esto supuso un cambio vital tan importante que aquí me tenéis, varios años después, escribiendo sobre el tema.
Los beneficios son múltiples, como el aumento de productividad, pero lo más importante bajo mi punto de vista es hacer desaparecer esa sensación de estar sobrepasado, de tener demasiado trabajo, de falta de control, es decirhacer desaparecer el estrés eliminando ese diálogo interior en el que te dices, “no te olvides de …“, “tienes que ir a …“, “deberías estar haciendo …“.
Muchos piensan que llevar todo apuntado te hace esclavo de la agenda y te quita libertad. En mi experiencia ocurre todo lo contrario, me libera de tener que poner en mi taza todas esas cosas y me permite mantenerla vacía para disfrutar de lo que estoy haciendo en cada momento sin necesidad de preocuparme por el resto…
¡Me permite disfrutar más de la vida!