jueves, 10 de julio de 2014

Prioriza: Hazte con un buen LISTADO To-Do Diario.

De todas las tareas que aún tengo pendiente por hacer, ¿cuáles de entre todas ellas selecciono para hacer hoy?
Elijo las tareas que hoy voy a hacer según los 2 hábitos (Coger y ESCoger) que he adquirido: (hábito: Dícese de la costumbre que has interiorizado haciéndolo de forma, casi, automática)
  • Cojo de la Agenda. En la agenda sólo están apuntadas las tareas que tienen fecha comprometida y que sólo pueden hacerse ese día: cita para revisión de coche, cumpleaños de sobrino, reunión con cliente,…
  • ESCojo del Listado de “Cosas Pendientes”. Del listado de cosas por hacer, me hago 3 preguntas que son claves para seleccionar las 3 Tareas Más Importantes(TMI) del día:

o   ¿Qué es lo importante que tengo que hacer hoy?
o   ¿Esto lo puedo hacer sólo hoy?
o   ¿Esto me ayuda para lo que quiero conseguir esta semana o este mes?

1 – “¿Qué es lo importante que tengo que hacer hoy?”

Vamos a priorizar tareas.
Tengo mis tareas clasificadas por el tiempo que estimo que voy a tardar en finalizarlas.
Mi trabajo consiste más que en Control del Tiempo en “Control de las interrupciones y que no se me olvide anotar nada”.
Me he dado cuenta que, con atención plena y sin que se me presente ninguna interrupción, puedo trabajar de seguido 20 minutos. Por tanto, divido mis tareas de tiempo a medio gas (¿qué es tiempo a medio gas?) en periodos manejables de 20 minutos.
 De tal forma, que conforme a intervalos de 20 minutos tengo dos tipos de tareas:
  • Tareas Pequeñas y rápidas (¿a qué llamo tarea Rápida?). Aquellas tareas que estimo finalizarlas en menos de 20 minutos (incluso en un par de minutos). También son tareas que precisan poca energía. las hago en tiempos muertos o de espera o en tiempos de tránsito.
  • Tareas  Grandes. Tareas que consumen gran cantidad de tiempo.
    • Apunto la fecha tope que quiero tenerla finalizada, y
    • Divido el tiempo que estimo que voy a tardar en finalizarla en bloques, más manejables, de 20 minutos.  
          De forma que si una tarea estimo que tengo que terminarla en 2 semanas y voy a tardar en hacerla 2 horas, me planifico las dos semanas siguientes para trabajar 6 veces con esta tarea. Para impedir que por interrupciones  o por “aparición” de otras nuevas tareas, se me escape de la mano (pierda el control de la actividad), me las planifico para hacer cuanto antes en esas 2 semanas, (“Lo importante, primero”). Con esto evito pasarme el ultimo día trabajando únicamente con en esta tarea (y por tanto, dejando de hacer otras tareas, el estrés que lleva asociado, etc).

2 – “¿Esto lo puedo hacer sólo hoy?”

Observo que hay gente que hace trabajo que sí que tiene pendiente por hacer pero que igualmente lo pueden hacer otro día. Muchas veces uno se pone en modo testarudo por terminar ese trabajo que aún tiene pendiente que descuida el trabajo que le va a repercutir beneficio tenerlo terminado hoy. Descuidar la tareas de hoy son las que van a provocar desorden y estrés en tu vida.
¿Tienes que hacer compra para la comida? Un par de días puedes pasar sin hacerlo pero tu comida es más importante que cualquier proyecto del trabajo.
=> Selecciona bien qué trabajo puede hacerse “Solo Hoy”. El  trabajo de hoy           es el que debe primar sobre cualquier cosa importante.

3 – “¿Esto me ayuda para lo que quiero conseguir esta semana o este mes?”

Dado que el 20% de los efectos causan el 80% de los resultados, selecciona tus tareas TMI entre el 20% de las tareas de hoy que mayor beneficio te dé.
Pero ¿sólo elegís las 3 TMIs pensando en el trabajo? ¡ ERROR ¡. Haz la lista pensando en familia y amigos y en ti.
Cuando estoy en el trabajo no me ocupo de la familia (por lo general), pues una vez fuera del trabajo solo familia, amigos y tú.
Forma de Seleccionar:
  • Escoge sólo las 2 o 3 tareas (TMI) más importantes por día. Ponerte el límite de 3 te forzará a coger las verdaderamente importantes para ti (escoge las tareas del 20% que haces que den el 80% de beneficio).
  • Divide las tareas grandes en partes más pequeñas. “Con más o menos bocados pero al final te comes un cordero o un elefante”.
  • Fracciona tu trabajo en periodos de 20 minutos (o lo que tu concentración te permita)
  • Se flexible: trabaja de seguido 20 o 30 minutos pero que no se te olvide hacer descansos.
  • Cuando tengas que hacer una tarea y no te encuentres con energía (y/o ganas) para hacerla: ¡Empieza! Empieza aunque solo sean 5 minutos… es muy posible que tras esos 5 minutos observes que no era para tanto y decidas continuar.
IMPORTANTE :) al final del día haz reflexión y balance de resultados y planifica lo que vas  a hacer mañana. Mejor hacerlo al terminar tu jornada laboral que tienes las ideas de las cosas pendientes frescas que al empezar tu jornada del día siguiente. Cumple El habito de productividad personal más importante: Reúnete contigo una vez al día.
Conclusión,
El ser productivos os dará muchos beneficios al facilitaros tiempo libre para “consumo individual” y sin tener que rendir cuentas a nadie: para pasear, para leer, para ordenar la habitación, para estar con vuestros niños, para tocar el saxofón o coleccionar etiquetas de botellas de cerveza: ¡PARA DISFRUTAR!. ¿Nos os merece la pena  hacer un poco esfuerzo para cambiar de ti lo que te roba tiempo y adquirir el virus de la productividad? Planificarse bien el día hará que te planifiques bien el mes; y mes a mes se hace una vida. Abrazos.