lunes, 7 de julio de 2014

Organizar reuniones que tengan sentido y sean productivas

Las reuniones eficaces son la clave del éxito de la pequeña empresa, ya que ayudan a mejorar la comunicación y hacer frente a los problemas en equipo, entre otros beneficios. Pero eso es más fácil decirlo que hacerlo. No sería la primera vez que los asistentes se miren entre ellos sin entender qué hacen en la reunión o el silencio monopolice el encuentro. Llega el momento de preparar los últimos días antes de vacaciones y conviene saber cómo sacar el máximo partido a las reuniones.
Para evitar estas situaciones, aquí hay tres consejos para ayudar a propietarios de pequeñas empresas a realizar reuniones productivas:

Reúnase cara a cara.

Varios estudios concluyen que una conexión visual mejora la comunicación y la colaboración, según estas cifras, el 71 por ciento dicen que han perdido llegar a un acuerdo debido a la falta de interacción cara a cara. ¿Qué significa eso? Las reuniones cara a cara son una necesidad para impulsar la participación.
Sin embargo, como propietario de un negocio pequeño, es posible que no siempre tenga tiempo para viajar a la oficina de un cliente o proveedor para verse en persona. Afortunadamente, en la era digital, las herramientas de colaboración de vídeo permiten las interacciones cara a cara, al tiempo que reduce el tiempo de viaje y el costo. Usted puede conectar fácilmente con cualquier persona desde cualquier ordenador, dispositivo móvil o sistema de sala de conferencias. ¿Por qué perder el tiempo viajando a una reunión ahora que la tecnología hace que sea fácil hablar y reunirse en la comodidad de su propia casa u oficina?

No pase por alto los tiempos de la reunión.

El tiempo lo es todo. Cuando usted es el organizador de una reunión muy importante evite programar su comienzo a las 9 am en punto, ya que podría retrasarse con los correos electrónicos que han llegado durante la noche, lo que a su vez le impide llevar una reunión eficaz. Los asistentes convocados también podrán disfrutar de tener el tiempo para instalarse, revisar su correo electrónico y planificar el día antes de ir directamente a una reunión. A la inversa, las 10 y 11 a.m. son buenas opciones. El momento de comienzo de una reunión es un detalle importante que influye en la productividad de su reunión, así que téngalo en cuenta la próxima vez que programe una reuniones.

Acortar sus reuniones

Reuniones más cortas ahorrar tiempo y mejorar el contenido de la reunión. Si usted tiene muchos asuntos que cubrir, fraccione los temas en dos sesiones y deje que los participantes tomen un descanso para recargar.
¿Cómo mantener sus reuniones cortas? En primer lugar, evite la programación de reuniones de una hora. La duración de una reunión de media es de 45 minutos, lo que significa que siempre se puede terminar una reunión en unos 30 minutos si nos centramos en el asunto. En segundo lugar, la preparación es la clave para mantener reuniones cortas. Cuando los puntos del orden del día y de conversación se determinan con claridad, los asistentes son menos propensos a hacer una digresión. También puede asignar un participante para convertirse en un moderador que recuerde el tiempo y avise a los asistentes si están fuera de tema.
Repensar su estrategia de reunión puede hacer que cuente con más tiempo y un personal más motivado y más eficaz.