martes, 19 de agosto de 2014

La 'regla de los 2 minutos' en la productividad: ventajas y un riesgo

Es una de esas reglas universales para la organización personal y laboral. Se basa en el sistema 'Getting Things Done' (GTD) planteado por el experto en productividad David Allen. Su ejecución es bien sencilla: todo lo que necesite poco tiempo (dos minutos como medida genérica) hay que hacerlo de inmediato.
¿Por qué una regla así? La justificación que hay detrás es básicamente el ahorro de tiempo. En teoría, los minutos que se consumen al pensar, plasmar en una lista y, posteriormente, consultar y ejecutar esa tarea son muchos más que los que se necesitan para ejecutar en el momento el trabajo.
Esta es una regla que se puede aplicar en la organización de la empresa y que tiene varias ventajas.Evita la procastinación (ir posponiendo una y otra vez los trabajos pendientes) y permite abordar tareas que no gustan con mejor predisposición; permite reducir la cantidad de temas pendientes, y, además, te obliga a marcar un límite temporal y ser mucho más efectivo.

Pero, en el otro lado hay un riesgo: ir apagando pequeños 'fuegos' continuamente, sin avanzar y evitando abordar trabajos importantes. La teoría, incluida en el sistema GTD de Allen, hace una salvedad y es que esa ejecución en dos minutos se debe hacer en el momento de planificación de tareas y no durante toda la jornada laboral. No hacerlo así puede convertir a quien lo practica en un 'bombero' muy atareado, pero que no aborda los frentes realmente importantes.
Hay quien señala la utilidad de esta 'regla' para crear hábitos y rutinas que tengan influencia positiva en los resultados del día a día (tanto en la empresa como en el plano personal). Para ser más efectivo, para organizarse mejor...
Esta es una regla archiconocida. Su aplicación tiene lógica y ayuda. Pero ni es un principio universal, ni hay que tomarlo al pie de la letra.