miércoles, 20 de septiembre de 2017

Siete razones por las que tus proyectos no salen como imaginabas

La mayoría de los proyectos que se lanzan en actualidad no cumplen las expectativas que generan, pero es que más de un 25% de los mismos ni siquiera llegan a lanzarse. Presupuestos que se inflan como palomitas, tiempos que se acaban antes de empezar, resultados que no se corresponden con lo planteado, y así podríamos seguir durante gran parte del artículo. Pero quizás es más importante preguntarse ¿Por qué los proyectos fallan? Veamos las 7 razones más comunes por los que tus proyectos no salen como había planeado:

1) La de la planificación a lo “ASAP”
¿Quién debe hacer qué, cuándo debe hacerlo y cómo? ¿De verdad nos hacemos esta pregunta? Cuando tenemos la posibilidad de empezar un proyecto, sea de la envergadura y naturaleza que sea, nuestro instinto es empezarlo cuanto antes mejor. Nuestra naturaleza nos dice adelante, que ya afrontaremos los problemas conforme a los vayamos encontrando.
¿Planificar los tiempos? ¿A caso conociendo el plazo de entrega no es suficiente? Los demás hitos se irán haciendo como dicen los ingleses “ASAP”. Lo más importante es que al final se llegue,el cómo no importa.
¿No sería mejor plantear unos flujos de trabajo y unas tareas con tiempos realistas y determinados en el tiempo? ¿No sería mejor llevar un control de las distintas fases del proyecto y poder hacer que el equipo trabaje en torno a una metodología clara y concisa?
2) La del trabajo “grosso modo”
Todos conocemos la frase de “en los detalles está el secreto del éxito”, pero a menudo olvidamos esa que dice que “los detalles los carga el diablo”… El llevar una gestión a nivel periférico, normalmente conlleva un fracaso.
Es difícil cuando se llevan varios proyectos a nivel simultaneo, pero el ser capaz de controlar detalles como quién es responsable de qué, quién está haciendo qué y depende de qué otro, cuál es el tiempo restante y el presupuesto que queda por asignar. Detalles varios, que dan el pulso del estado y status de tus proyectos.
Y con esto no nos referimos a un micromanagement ni mucho menos, sino a ser capaz de ver a vista de pájaro cómo va todo lo relativo al proyecto. Tener esa visión panorámica no solo te ayuda a tener un mejor control, sino a poder delegar con mayor criterio y confianza.
3) La de una comunicación chapada a la antigua
Al final, como pasa en la mayoría de los casos, el principal problema radica en la falta de comunicación. Falta de comunicación con los clientes, entre los managers, entre los equipos e incluso con los mismos miembros de un departamento.
¿Por qué siguen persistiendo esos problemas? Y es que al final un proyecto no se lleva a buen puerto solamente con conocimiento de la materia, sino poniendo en prácticas esas “soft skills” más enfocadas en la empatía y la comprensión de las diferentes partes implicadas. Aunque claro está, a menudo esto es lo más difícil.
4) La de tirar del Excel para todo
A todos nos encanta el Excel, de eso a nadie le cabe dudas. Una gran herramienta que te permite hacer de todo y a todos. Sin embargo y también aquí, a veces las hojas de cálculo “también las carga el diablo”.
Controlar agendas, realizar seguimientos, planificar fechas de entrega , dilucidar equipos implicados ,establecer responsabilidades, etc. Francamente, es demasiado para una herramienta de ofimática, por mucho cariño que todos le tengamos aquí.
5) La del control a lo Gran Hermano Versión 0.1
Y cuando hablamos de Gran Hermano, no nos referimos al ojo Orwelliano que todo lo ve, sino al programa que ofrece siempre lo mismo y a la misma hora. Si en tu proyecto, no eres capaz de llevar un seguimiento a tiempo real y actualizado, posiblemente estés tratando temas del pasado.
El control en un proyecto no se basa en hacer un seguimiento plano y monótono, sino saber qué controlar y cuándo hacerlo, pero sobre todo, hacerlo de una manera eficiente y productiva.
6) La de no plantear ni prever los “y si…”
Retomemos el refranero y esa máxima que dice: “más vale prevenir, que curar”. Porque “shits happen” y cuando pasen, mejor estar preparado. Lo que los manuales llaman la Gestión de Riesgos y lo que los mortales llamamos prepararse para lo peor.
Porque al final, las personas enferman, los proveedores se retrasan, los imprevistos surgen y para que esto no repercuta en nuestro proyecto, ¿Qué mejor que anticiparlo?
7) La del “todo incluido”
También puede ocurrir que tú lo plantees todo en detalle y ajustes todo tu trabajo a plazo, costes y recursos, pero que venga el jefe o el cliente y te proponga cambiar “una pequeña cosita”, que la cosita se convierta en algo más serio y que repercuta en toda tu planificación. Y cuando se habla de planificación, se puede entender desde presupuesto hasta timming.
Plantear y gestionar un proyecto siempre es trazar un plan equilibrado y compensado para que todas las partes ganen y se respeten unos mínimos de calidad, rentabilidad y comodidad. Si esas “pequeñas cositas” dinamitan la estabilidad de tu proyecto, quizás es momento de decir que “No”. Porque aunque los clientes siempre tengan la razón, nadie dice nada de cambiarles el razonamiento.
Esta lista ha sido sacada y adaptada a partir de este ebook sobre la gestión de proyectos para agencias y consultoras. Si de verdad quieres cambiar la forma de enfrentarte a los diferentes proyectos que puedan surgir en tu día a día laboral, no dudes en descargártelo de forma gratuita.