lunes, 5 de octubre de 2015

7 rincones donde utilizar mal la tecnología te condena

Cada vez sumamos más tecnología a nuestra vida y nuestro trabajo. Y esa suma incontrolada, poco meditada y rapidísima, genera, además de un enorme lastre, otro problema: el mal uso; improductividad.

Muchas personas instalan aplicaciones como forma de arreglar sus problemas de eficiencia y resultados. Otros no instalan nada, sencillamente las utilizan como parte del día a día. Y en ambos casos muchos sufren, sin darse cuenta, los cuellos de botella que la mala utilización de la tecnología genera.

Tú crees que la tecnología te está ayudando. Cuando en silencio te está machacando a base de pérdidas de tiempo, atascos, dificultades, gestos torpes, flujos de trabajo ineficientes… Y como casi todas estas cosas, muchos no se percatan de ello.
Siete son para mí los rincones donde montones de veces al día usamos mal la tecnología… y eso impacta definitivamente sobre tu eficiencia y resultados.

1No saber buscar en el Email

Dado que no sé utilizar las búsquedas avanzadas de mi aplicación de correo, y tampoco tengo clasificado mis mensajes mediante reglas, me cuesta mucho tiempo encontrar un mensaje cuando lo necesito.

2No saber buscar en el ordenador

Me cuesta encontrar ese documento de texto, ese diseño, esa hoja de cálculo, esa presentación. Utilizo el buscador sí, pero busco de forma bruta, y me veo obligado a rebuscar entre el montón de resultados que me sale: «Este no, este otro tampoco, este no…»

3Desorden en archivos y carpetas

«Yo no utilizo buscador. Sé más o menos dónde está lo que necesito, así que me pongo a navegar por interminables niveles de carpetas y subcarpetas. Un clic, otro, y otro más, y luego otro. Pero no está allí, donde yo creía que estaba. «¿Lo habré puesto en la carpeta “Clientes” o en “Contratos” o estará en “Pendiente”? ¿Estará ordenado por fechas o por nombre de clientes? Tiene que estar aquí, seguro».

4No centralizar la información

Aunque la información nos llega mayoritariamente por Email, también está en muchos otros sitios. El problema es que tener toda esa información desperdigada por tantos sitios, genera confusión, búsquedas redundantes, lentitud y torpeza, y muchas pérdidas de tiempo. Como no recuerdo dónde metí esto, hago un peregrinaje por todos los sitios donde tengo mis cosas. Pierdo más recursos.
Tan malo como no utilizarlo es utilizarlo mal. O peor.

5Desorden en el Escritorio

Todo un clásico. Ese rincón útil, que nació para poner temporalmente las cosas que más utilizo o que acaban de llegar, termina por convertirse en un estercolero digital en el que dejo que archivos y carpetas se acinen. Hasta tal punto, que ya casi no veo la foto que había puesto como tapiz de fondo. Sólo su visión, me despista. Pero es que además, me cuesta encontrar cosas ahí. Pierdo más recursos.

6No saber teclear rápido

Mi trabajo me obliga a teclear mucho: informes, propuestas… y sobre todo mensajes de correo. Pero mi tecleo no es fluido ni eficiente. Tampoco utilizo plantillas ni aplicaciones para expandir texto. Así que al cabo del año pierdo tanto tiempo, que podría dar la vuelta al mundo varias veces.

7Preferencias o configuración de una aplicación

Cada vez que necesito cambiar la configuración de un documento, tengo que entrar en las preferencias de la aplicación. Y como nunca me acuerdo cómo lo hice la última vez, tengo que probar y ver, investigar y hacer clic-clic…

8(Bonus) Exceso de tecnología

En mis dispositivos tengo un montón de aplicaciones y utilidades que uso o no uso, depende. Pero las tengo ahí porque algún día las instalé. Tienen sus propios avisos, actualizaciones, configuraciones, su complejidad. Yo las tengo ahí porque me ayudan… ¿seguro que te ayudan?
La tecnología (con conocimiento y hábitos) puede ser extraordinariamente poderosa para relanzar tu eficiencia o resultados. O un laberinto de frustración e improductividad donde morirse de asco.
— Berto Pena